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关于做好2015年度档案归档工作的通知
发布日期:2016-05-05 17:51来源:党委办公室 作者:党委办公室 供稿审核人: 责任编辑:院长办公室 浏览数:次

各党总支(党委),各部门、单位、院(系):

   为认真贯彻落实上级有关文件精神,切实做好我校2015年度各类文件材料的收集、整理、归档工作,实现我校档案工作的标准化、规范化、科学化管理,现就有关事宜通知如下:

一、提高思想认识,加强组织领导

档案作为党和国家各项工作以及人民群众各方面情况的真实记录,是促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。监察部、人力资源和社会保障部以及国家档案局联合发文《档案管理违法违纪行为处分规定》(国家档案局第30号令,以下简称《规定》),将档案管理工作上升到了国家法规的层面。《规定》明确要求“将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的,对有关责任人员,给予警告处分;情节较重的,给予记过或者记大过处分;情节严重的,给予降级或者撤职处分”,同时对于档案管理工作中的违法违纪行为作了明确的处分规定。中央办公厅、国务院办公厅下发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号),省委办公厅、省政府办公厅也下发《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(鲁办发〔2014〕40号),都对加强和改进新形势下档案工作,推动档案事业科学发展提出了明确要求。为深入贯彻落实两个《意见》等文件精神,省档案局制定了《山东省档案工作科学化管理规范》(鲁档发〔2014〕23号,以下简称《规范》),在全省开展档案工作科学化管理测评工作,并制定了《测评办法》和《测评细则》(鲁档发〔2014〕37号),省档案局将于2016年底对我校档案工作进行全面测评。

全校各档案立卷归档部门负责人和专兼职档案人员,要充分认识档案工作的重要性,认真学习《规定》、《规范》和《测评办法》,把2015年度档案归档工作纳入重要工作日程,加强组织领导,明确各自职责,落实责任任务,将档案工作纳入岗位职责,纳入各项工作流程,纳入年度目标考核,与其他业务工作同部署、同检查、同奖惩,确保圆满完成2015年档案归档工作。档案立卷归档部门负责人要强化主体责任,切实加强对本部门2015年度档案归档情况的监督、检查,并积极帮助协调解决本年度档案归档过程中遇到的问题;部门专兼职档案员要相对固定,如人员有变动,请及时将变动人员名单报档案馆;专兼职档案人员要正确把握档案工作科学化管理的内容、重点及要求,加强联系,积极配合,主动作为,确保2015年度所有档案应收尽收、应归尽归,共同推动《规范》和《测评办法》在我校顺利实施,进一步提高我校档案管理的科学化、规范化水平。

二、各类档案归档时间

(一)党政部门和按年度归档的部门于今年5月31日以前完成归档。

(二)教学部门和按学年归档的部门按以下原则归档:教学综合管理类材料5月31日前完成归档,其他各类材料于完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)的当年9月份归档。

(三)科研、基建项目和设备档案以及专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后3个月内完成归档。

(四)财会档案在年度终结后,由财务部门立卷,根据国家相关规定和工作需要可在本部门存放3年,期满后的次年6月底以前归档。

(五)随时接收上级规定应归档的档案(如:重要会议、重大活动等形成的成套性资料)。重要会议、重大活动等材料的归档,需由归档部门撰写《会议活动材料简介》,于活动结束后一周内一并归档。

三、相关规定

(一)按照《jdb电子夺宝档案实体分类法与档案工作规范》、《jdb电子夺宝部门归档范围和保管期限表》,认真做好档案的收集整理、预立卷以及网上归档工作,确保归档材料的完整、准确和系统。

(二)归档材料的预整理须严格按照《归档文件整理规则》进行。

(三)归档材料的份数:校内各类材料的归档一般一式一份;电子文件、部分特殊材料(如毕业照、报纸)或利用率较高的档案材料应一式三份(对常用材料部门要注意留存复印件)。

(四)归档材料要求纸质文件与电子文件同步配套归档(电子文件从档案管理系统提交),要保证纸质优良,统一A4规格(特殊情况可采用折叠式),书绘工整,声像清晰,符合有关标准和规范。凡不符合要求的归档材料一律退回,由归档部门按要求重新整理归档。

(五)各部门、院(系)在移交归档材料时须编制移交清册(一式两份),并提交电子版一份(从档案管理QQ群提交)。移交清册由交接双方签字,各保留一份,以备查考。涉密文件的移交清册要单独填写。

(六)各部门、院(系)在移交归档材料时须填写备考表。将卷内存在的问题在备考表中标注清楚,并由立卷人和检查人签字后提交(立卷人是指负责立卷归档的具体工作人员,检查人是各部门、院(系)负责档案工作的领导)。

(七)其他请参照(jdb电子夺宝党办发〔2013〕5号)要求执行。

 

 

中共jdb电子夺宝委员会办公室

jdb电子夺宝院长办公室

2016 年5月5日

 

(档案馆业务咨询和技术指导电话:烟台校区63237,滨州校区86084)

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